Die elektronische Rechnung (E-Rechnung)
Schnell gelesen:
Ab 2025: Empfang und Archivierung von elektronischen Rechnungen muss gewährleistet sein. Die Erstellung von Rechnungen darf jedoch noch im PDF-Format oder in Papierform erfolgen.
Ab 2027: Unternehmen, die in 2026 mehr als 800.000 € Umsatz haben, müssen ab 2027 elektronische Rechnungen im B2B-Bereich innerhalb Deutschlands verschicken (Unternehmer an Unternehmer).
Unternehmen unter 800.000 € Umsatz dürfen weiterhin Rechnungen in Papier- oder PDF- Format erstellen.
Ab 2028: Jedes Unternehmen ist zum Versand von elektronischen Rechnungen verpflichtet
Die E-Rechnung muss unverändert archiviert werden. Der Ausdruck einer E-Rechnung genügt nicht.
Es wird zwei Formate der E-Rechnung geben. Die X-Rechnung (reiner Datensatz) und die ZUGFeRD-Rechnung (Datensatz und lesbares Format).
Eine PDF-Rechnung wird einer Papierrechnung gleichgestellt und gilt nicht als E-Rechnung.
Eine Ausnahme ist die Kleinbetragsrechnung bis 250 € (brutto). Hier wird auf die Notwendigkeit einer E-Rechnung verzichtet.
Kleinere Betriebe (Verpachtungsbetriebe, Photovoltaikanlagenbetriebe sowie Landwirte, die ihren Gewinn gem. §13a EStG ermitteln) sind nicht von den Regelungen ausgenommen.
Das papierlose Büro wird die Norm
Auch in der Landwirtschaft schreitet die Digitalisierung vor. Bis 2028 wird in der Regel die gesamte Buchführung digital laufen. Egal ob “kleiner Verpachtungsbetrieb oder Photovoltaikanlage” - jeder ist betroffen. Es ist also sinnvoll, sich bereits jetzt mit der Digitalisierung zu beschäftigen.
Doch wie läuft das alles? Welches Programm ist das richtige für meinen Betrieb?
Als erstes: sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater. Dieser kann Ihnen in der Regel bereits vorteilhafte und mit den Systemen des Steuerberaters kompatible Programme empfehlen. Eventuell bietet sogar Ihr Steuerberater Seminare zu diesem speziellen Programm an. Ebenso lohnt es sich, einen Blick auf die jeweilige Homepage des Programmanbieters zu werfen. Diese bieten ebenfalls oftmals kostenlose Onlineseminare zu ihren Programmen an.
Ansonsten bietet das Internet eine Fülle an Programmen, die allesamt ihre Vor- und Nachteile mit sich bringen. Falls alles digitalisiert werden soll gibt es ebenfalls gute Programme wie beispielsweise Top-Farmplan. Dieses bietet nicht nur die Digitale Buchführung und die Erstellung von E-Rechnungen, sondern auch beispielsweise Meldungen über HI-Tier oder die Anfertigung der Ackerschlagskartei.
Einige Programme bieten einen kostenlosen Probemonat. Dieser sollte gerne genutzt werden um das passende Programm zu finden.
Ebenfalls wichtig: Die Einrichtung von E-Mail-Adressen
Für jeden Betrieb sollte eine separate E-Mail-Adresse eingerichtet werden, die ausschließlich für den Empfang von Rechnungen genutzt wird. Viele Steuerberater bieten die Möglichkeit, elektronische Rechnungen direkt vom leistenden Unternehmen zu empfangen. Dadurch entfällt für den Landwirt die Aufgabe, die Rechnungen manuell an den Steuerberater weiterzuleiten. Wichtig ist jedoch, dass über diese E-Mail-Adresse ausschließlich Rechnungen empfangen werden – Werbung oder private Nachrichten sind hier fehl am Platz.
Was passiert, wenn ich die E-Rechnungen verliere?
Die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen ist wichtig für die ordnungsgemäße Buchführung. Falls eine E-Rechnung fehlt, ist die Voraussetzung für den Vorsteuerabzug nicht gegeben. Bei einer Prüfung wird Ihnen dann nachträglich der Vorsteuerabzug gestrichen.